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如何组织安排聚会和庆典礼仪?

作者:郑州礼仪公司 日期:2018/11/2 浏览次数:340

  一:确定宴会的种类

  宴会的种类较为繁多,按照不同的分类标准我们可以将宴请活动分为不同的类型。从规格上宴会可以分为国宴、正式宴会、便宴。从礼仪角度可以分为欢迎宴会、答谢宴会、庆贺宴会等。从时间上也可以分为早宴、午宴和晚宴。只有了解宴会的不同类型,才能在筹办或参加各类宴会时做到举止得体、落落大方。当前,国际上宴请的形式一般可以分为宴会、招待会、茶会和工作餐四种。具体采用哪一种宴请形式应根据宴请目的、宴请对象,双方身份、关系以及时间因素等方面综合进行考虑。

  二:宴请者礼仪

  为了更好地实现宴请活动的既定目标,作为宴请活动的主人,应当注意以下几个方面的礼节和礼仪。

  (一)明确宴请的目的

  宴请的目的是多种多样的,可以是为了庆祝双方合作的成功,也可以是为迎送某位重要的客人。只有明确了宴请的目的,才能在这个基础上确定其他相应的筹备工作。

  (二)确定宴请的名义和对象

  在确定了宴请的目的之后,主办方接着就应当考虑以何人的名义来邀请客人。可以个人的名义,也可以单位的名义邀请客人。大型的宴请多以单位的名义发出邀请,有时也以个人名义发邀请;便宴多以个人或是夫妇名义共同发出邀请,具体以谁的名义来发邀请可根据主客双方的关系来确定,一般我们要做到双方关系对等的原则,以身份低者接待客人难免让客人感到被冷落了,但如果每次宴请都由最高领导出席也会给领导增加很多额外的负担。

  宴请的对象指的是请客方哪些人士,请多少人,请到哪一个级别;我方谁来主陪,多少人来辅陪;如果是多方客人的话,还应当考虑到多方客人之间的关系。

  (三)确定宴请的形式

  在决定采用何种类型的宴请时,应当考虑宾主双方的关系、宴请规模的大小、时间的长短、当地习惯等因素。一般而言,正式的、规格高的、人数少的情况以正式宴会为宜;人数多、规模大的情况可安排自助餐;工作之间的间隙时间要安排进餐则宜采用工作餐的形式。

  (四)确定宴请的时间与地点

  宴请时间有时候按主人的需要安排,如企业开业庆典、主人的生日聚会等;有时候由客人的因素决定,如为客人接风送行等;有时候宴请的时间由重要的主人或客人来定,特别是对主宾而言,一定要是合适的时间。在宴请时间的问题上要注意:避开客人的禁忌日,不要选择重大的节假日以及有重大的政治事件发生之时进行。对信奉基督教的人士应当避开13日,尤其是13日又是星期五的日子;对穆斯林不要在斋月的白天宴请对方。通常,正式的宴请一般放在晚上进行,有的时候主方工作人员可事先征求客方的意见,再决定宴请具体时间。宴请时间的具体长度要根据具体宴请的类型来决定。一般认为,正式宴会时间为2个小时左右,便宴则1个小时左右,工作餐的时间则更短。对宴请时间一定要进行必要的把握,不能太短,客人还没有吃饱,也不能太长,拖拖拉拉浪费时间。

  宴请地点的选择要考虑宴请的性质、人数、环境、卫生、交通、费用等因素。交通方便、环境幽雅、服务到位、干净卫生的宴请地点能表达主方对客方的重视和尊重。熟人之间的宴请可以选择在家里或是双方熟悉的地点,穆斯林可选择清真餐厅,大型活动的宴请则宜选在高档的宾馆饭店进行,现代人宴请不仅仅是为了“吃东西”,有时候还要“吃文化”,如果宴请地点档次过低,即便菜肴有特色,服务很到位,也难以满足现代人的饮食需求。作为宴请的主人,不妨与不同价位的酒店建立一定的往来关系,这样宴请的时候能够做到“常客熟门熟路”,受到热情的礼遇和招待,自然与一般的客人不同。

  (五)布置宴会场所

  1。布置环境

  选定宴请地点之后,应当根据宴请的目的和性质布置宴会厅。主办方可以根据活动的需要,在宴会厅的正面上方悬挂横幅;在宴会厅的两侧可摆放一些绿树花卉;在宴会的正门口还可布置喜庆的气球以及欢迎牌;还可布置宴会致辞所需要的麦克风、投影等;此外,还可为宴会准备一定的音乐,因为音乐往往有助于烘托、调节宴会的气氛,增进客人的就餐兴趣,主方可以适当地准备一些轻快、抒情的音乐。具体的布置工作可请宾馆饭店代为布置,也可由公司派专人前往宾馆饭店进行布置。

  2。布置桌次

  桌次是桌位的高低次序。宴会桌次的安排有严格的礼仪规范。中餐一般使用圆桌,偶尔也使用方桌;西餐则偏好于长桌。在排定桌次时,应当首先定下主桌的位置。主桌面门定位,一般以离门远者、干扰少者为佳;平行桌则以右为尊,有时也会考虑以中心的桌次为主桌。在确定了主桌以后,其他桌次坚持“远低近高”的原则,离主桌近的桌次较高,反之则桌次较低。

  对中餐宴会,主桌可以稍有不同,比如较其他各桌的桌子略大,或是铺设规格较其他各桌略高;但主桌以外的其他桌次的大小、铺设规格等应当一致,不要随意地使用参差不齐的餐桌。宴请桌次较多的时候,应当在来宾请柬上注明具体桌次和座次,在宴会厅门口悬挂示意图,在桌子上放置桌次牌,以便于来宾准确就座,大型宴会一般应有工作人员引导来宾入座。

  3。布置座次

  座次是座位的高低次序。餐馆内的座次以靠窗户、视野好或是安静舒适的角落为佳;而靠近过道、离洗手间较近的位子,容易被人打扰,因而不是理想的座位。安排主位时应当坚持“面门为尊、观景为佳”的原则。具体来说,面对门的位置为上座,背对门的位置为下座;也可以面对主桌的位置为上座,以背对主桌的位置为下座;以面对舞台的位置为主桌,以背对舞台的位置为下座。在确定了主位以后,以主位为中心坚持“近高远低,以右为尊”的原则,具体来说,离主位近者位次较高,离主位远者位次较低,同样的距离则以右为尊。中餐宴会,男主人坐在上座,主宾在男主人的右手边;如遇主宾身份高于主人,为表示尊重,可请主宾坐在主人的位置上,而主人坐在主宾的位置上;如有女主人,则女主人坐男主人相对的位置上,主宾夫人则安排在女主人的右手位置。主方陪同人员与客方陪同人员交叉而坐,避免主方人员坐在一起而冷落了客人。便宴、家宴的座次安排不及正式宴会要求严格,座位安排稍稍灵活,但基本上还是遵循“面门为上,以右为尊”的原则。

  (六)发出邀请

  一般的情况下,向客人发出的邀请有正式与非正式之分。正式的邀请大多采用书面形式;非正式的宴会则通常以口头形式来表现,显得比较随便和灵活。正式宴会向客人发出的邀请以请柬较为正式,请柬可以寄发,也可以派专人上门提前递送请柬。寄送请柬一定要注意寄送时间,通常以两周为宜,时间太早,客人可能看过后又忘了;时间太晚,客人毫无准备的时间,有时即使是客人想参加宴请,时间已经过了。请柬以印刷精美为佳,请柬上要注明宴会的时间、地点、主人姓名、赴宴的要求(着装要求、桌次座次等)、是否需要回复、电话号码等内容。在需要安排座次的外事宴请中,英文格式的请柬上,在左下角标注“R.S.V.P. ”表示“敬请赐复”;“Regrets only”表示“因故不能出席者请答复”;“To remind”表示不需要答复,只是提醒对方别忘了赴宴。中文格式的请柬没有上述的这些提示,但邀请人通常会打电话来进一步确认邀请。主办方人员应当根据请柬的回复情况,估计客人的出席率并调整席位。一般的便宴或是家宴,可电话邀请或是当面亲口邀请。

  (七)确定菜单

  宴请的菜肴及酒水,需根据宴请活动的性质和形式来确定,同时要注意控制在公司的经费预算范围内。菜肴及酒水要考虑到客人的喜好、饮食习惯、通行的常规、地方特色。主人应尽可能照顾赴宴者,尤其是一些有特殊要求的客人。例如,伊斯兰教徒不喝酒、部分佛教徒不吃荤、有的西方国家不食动物内脏及动物的血液。菜单确定以后,若为单位的宴请,应报相关的主管批准。较大的宴会酒水最好准备三种以上,且应在宴会桌上放置一份或多份菜单,方便客人心中有数并依据个人喜好取食。有时候每人一份菜单,宴请结束后,客人可以将精美的菜单带回留作纪念。但是要注意,不可将菜肴的价钱也打在菜单上。定制菜单应当在多种口味上动脑筋,而不可认为越贵越好,越稀有的越好。在便宴或是家宴上,往往是现场点菜,这个时候,主人应“主随客便”请客人点菜;客人则也要“客随主便”,照顾到主人和其他宾客的需求,量入为出,而不要抱着“今天不宰你,更待何时?”的想法,让主人“大放血”,造成不必要的浪费。

  (八)撰写讲话稿或祝酒词

  正式的宴请通常有正式的致词,应提前撰写讲话稿。讲话稿的内容不应太长,以简短为宜,突出宴请的主题。讲话稿写好后,要交给客方,为客方的答谢致辞提供方便。

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